إدارة المستودعات | جامعة الحدود الشمالية

الهيكل التنظيمي:

الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة الشؤون الإدارية والمالية.

الهدف العام: توفير المواد اللازمة في الوقت وبالكمية المطلوبة، بما يكفل إنجاز الوحدات التنظيمية لأعمالها دون تأخير.

المهام

تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بـقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
استلام المواد مبدئيًا من الموردين، والتأكد من مطابقة الكميات مع أوامر التوريد.
المشاركة في أعمال فحص المواد؛ للتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات.
تخزين المواد المختلفة في المستودعات على أسس علمية سليمة، من حيث التصنيف والترميز واختيار الموقع المناسب للتخزين حسب طبيعة المادة.
المحافظة على المخزون وحمايته من التلف والضياع.
صرف طلبات الوحدات المختلفة من الأصناف المخزنة، وفقًا لأوامر الصرف المعتمدة حسب الأنظمة المتبعة.
قبول الرجيع – بعد فحصه - والمحافظة عليه إلى حين التصرف فيه طبقًا للقواعد المتبعة.
تنفيذ الجرد الدوري ومطابقة بطاقة الصرف مع الكميات الفعلية، وإجراء التسويات اللازمة حسب الأنظمة المتبعة.
إعداد كشوفات دورية عن حركة المخزون في المستودعات متضمنة: الراكد والمكدس من الأصناف، واقتراح توصيات التصرف بها، وتقديمها إلى مدير عام الشؤون الإدارية والمالية.
تنظيم وحفظ الملفات والمستندات المؤيدة والمذكرات والمحاضر والبطاقات اللازمة لعمل المستودعات حسب الأصول المعمول بها.
تقديم التسهيلات اللازمة للجان الجرد المفاجئة، والسنوية، وفرق المراجعة الداخلية، ووحدة مراقبة المخزون.
التأكد من توفر وعمل جميع وسائل الأمن والسلامة داخل المستودع والتنسيق مع إدارة الأمن والسلامة بهذا الشأن.
تقديم المقترحات المناسبة لتطوير عمل المستودعات، بما يكفل حماية المخزون وتبسيط إجراءات الصرف والتخزين فيها.
المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.