نبذة عن وحدة مراقبة المخزون:
هي وحدة إدارية رقابية تهتم بمراقبة المخزون في المستودعات الرئيسية للجامعة وكلياتها التي تقع خارج المقر الرئيسي وفق المادة (24) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية وكذلك مراقبة العهد بجميع قطاعات الجامعة.
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الرؤية :
نسعى لتكون عمليات الرقابة على حركة الاصناف والعهد الكترونية ذات رقابية متميزة للمجتمع الجامعي .
الرسالة:
تطبيق المعايير الرقابية وتحقيق رقابة فاعلة على المخزون والعهد في الجامعة ومرافقها وفروعها وفق القواعد والإجراءات الواردة في الرؤية وتفعيلها مع إيجاد الحلول المناسبة لما يطرا من عقبات والعمل على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
أهداف الإدارة :
- ـ التقنية : حوسبة الإجراءات الإدارية بما يتواكب مع تطورات التقنية.
- ـ العمل الجماعي : العمل بروح الفريق الواحد.
- ـ الإبداع : تطوير بيئة عمل ابداعية.
- الرقابة على ممتلكات الجامعة بما يتوافق مع قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
- تحسين مستوى جودة الخدمات المقدمة لكافة الجهات.
- الرقابة على مستودعات الجامعة في تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
القيم :
التعاون ,التميز, الشفافية .
مهام الإدارة :
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة
- مسك بطاقات مراقبة الصنف مناظرة لبطاقات الصنف في المستودعات بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات و يتم القيد فيها من واقع المستندات المؤيدة للاستلام أو الصرف.
- حفظ مستندات قيود العهد.
- اجراء المطابقات سوآءا لأرصدة المستودعات أو عهد القطاعات بين فترة وأخرى.
- حصر ومتابعة الاصناف التي تقرر بيعها او اصلاحها او اتلافها.
- مسك بطاقات عهدة الأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين و كذلك المصروفة عهداً للإدارات و الأقسام و المواقع.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بأعمال الرقابة والجرد على الأصناف المخزنة.
- القيام بكل ما يتعلق بإجراءات و ضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات.
- إجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مراقبة الصنف على تلك الواردة في بطاقات الصنف لدى المستودعات.
- حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل للإدارة العامة.
- إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة و تحديد الكميات الاقتصادية لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزونة و مستويات التخزين ثلاثة هي : ( أ= الحد الأدنى ب=حد الطلب ج-الحد الأعلى
- تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة.
- إعداد بيانات جرد عن قيمة العجز و الزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.
- الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة السعودية للمواصفات و المقاييس.
- فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وابدا التوصيات بشأنها.
- دارسة تقارير الجرد و استخراج أرصدة المخزون ووضع قيمة لها في نهاية كل سنة مالية.
مدير وحدة مراقبة المخزون
أ. عبدالله بن محمد مستباني