1. وحدة مراقبة المخزون:
تعنى بالحفاظ على المال العام بالرقابة على موجودات الجامعة، وقيدها وحفظ المستندات المؤيدة لذلك، والمراقبة على المستودع العام ومستودعات الفروع التابعة للجامعة، وضبط عملية الصرف من المستودع العام ومستودعات الفروع، وفقًا للمادة (24) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
الهيكل التنظيمي:
الصورة
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: ضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزنة.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بأعمال الرقابة والجرد على الأصناف المخزنة.
- مسك بطاقات مراقبة الصنف المناظرة بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات، ويتم القيد في تلك البطاقات من واقع المستندات المؤيدة.
- مسك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة، باعتبارها عهدةً للوحدات الإدارية والمواقع المرتبطة للجامعة.
- حفظ المستندات المؤيدة للقيود.
- تنفيذ كل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات المخصصة لذلك.
- إجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مراقبة الصنف، مع تلك الواردة في بطاقات الصنف.
- حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها، بموجب تقارير دورية ترسل للإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
- إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة، وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزنة.
- تزويد الجهات ذات العلاقات بالمعلومات اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف.
- فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.
- تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة بعد فحصها وقبولها.
- إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات، مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف؛ للتحقق من سلامة القيود.
- الحد من عدد الأصناف المتشابهة بمراجعة توصيف المواد بدليل الأصناف المخزنة، وتحديث الدليل بشكل مستمر.
- إعداد البيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استثمارات وتقارير لجان الجرد، أو تقارير الديوان العام للمحاسبة.
- دراسة تقارير الجرد واستخراج أرصدة المخزون، وتحديد قيمة لها في نهاية كل سنة مالية.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية، والأجهزة والمواد، ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة، وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
مدير وحدة مراقبة المخزون: أ. عبدالله بن فارس العنزي