إن الاتصالات الإدارية هي قلب الجامعة النابض وشريانه الحيوي في التواصل الرسمي بين قطاعات الجامعة المختلفة، وقد أصبحت إدارة الاتصالات الإدارية من الإدارات المهمة والفاعلة في دعم مسيرة الجامعة، وذلك لما لها من أهمية حيوية، وتتطلع الإدارة إلى خدمة الجامعة ومنسوبيها في توصيل جميع المواد البريدية الرسمية سواء بالبريد العادي أو البريد السريع، وتولي جل اهتمامها في ضمان وصول هذه المواد البريدية بكل سرعة إلى جهاتها.
الهيكل التنظيمي:
الصورة
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: تنظيم عملية استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من/وإلى الجامعة ونقل وتوزيع المراسلات داخلها.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بــاستلام المراسلات وتداولها.
- الإسهام في تحديد التنظيمات الفنية والقواعد والإجراءات المنظمة لأعمال الاتصالات الإدارية في الجامعة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة للجامعة، واستلامها وإكمال إجراءات تسجيلها، وإحالتها إلى الوحدات التنظيمية المختصة في الجامعة مع مراعاة عدم فتح المظاريف السرية منها والخاصة.
- استلام جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة، وتسجيلها، وإرسالها، أو تسليمها لجهاتها.
- تسجيل التعاميم الواردة والصادرة وتوزيعها حسب التوجيهات.
- الإجابة عن استفسارات المستفيدين وتوجيههم، فيما يتعلق بالمراسلات الصادرة والواردة، وما تم بشأنها، وتزويد المسؤولين بصورة من أي معاملة عند طلبها.
- نقل وتوزيع المراسلات داخل الجامعة.
- اقتراح الأنظمة والأجهزة الملائمة؛ لمتطلبات تداول الاتصالات الإدارية في الجامعة، وتشغيلها وصيانتها بالتنسيق مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات.
- متابعة جميع المعاملات الواردة إلى الجامعة التي تتطلب تعقيبًا أو ردًا.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية، والأجهزة، والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.