إدارة المشتريات
تقوم إدارة المشتريات بالجامعة بتقديم جميع الخدمات المتعلقة، بتوفير احتياجات وحدات الجامعة ممثلة في جميع منسوبيها؛ لتحقيق أقصى استفادة من الموارد المادية المتاحة؛ لتأمين الاحتياجات حسب الأولويات، وبما يصب في مصلحة الجامعة، وما يتوافق مع الأنظمة واللوائح.
الهيكل التنظيمي:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة الشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: تأمين احتياجات الجامعة من المواد، والمعدات، والأجهزة، والخدمات، بالكمية والجودة والوقت والسعر المناسب.
المهام:
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالمشتريات والمنافسات الحكومية.
- المشاركة مع الإدارة الطالبة في تحديد المواصفات والشروط للمواد، والأعمال، التي يراد تأمينها أو تنفيذها، ولها أن تستعين بذوي الخبرة في هذا المجال.
- القيام بجميع المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد، والمعدات، والأجهزة اللازمة، وإيجار الدور، وعقود الصيانة، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة ووفقًا للنظام والإجراءات المعتمدة.
- القيام بالإعلان عن المنافسات في منصة اعتماد، وفي الصحف حسب تعليمات نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، ولائحته التنفيذية وتعليمات وزارة المالية بهذا الشأن.
- استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهات ذات العلاقة.
- القيام بجميع المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإعاشة، والنقل والإنشاءات، طبقًا للنظام والإجراءات المعتمدة.
- القيام بإجراءات طلب الدعوات للمنافسات المحدودة.
- الرد على استفسارات المقاولين والموردين والإجابة عن استفساراتهم قبل فتح المظاريف.
- التواصل مع الموردين والمقاولين والبنوك إن تطلب الأمر ذلك.
- الاشتراك في أعمال اللجان المختلفة، كلجنة فتح المظاريف، ولجنة فحص العروض، ولجان التحليل والشراء المباشر، وتحديد الاحتياجات حسب التعليمات بهذا الشأن.
- استكمال إجراءات التعاقد بعد البت من صاحب الصلاحية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- تحرير العقود بالاشتراك مع إدارة الشؤون القانونية وتوقيعها من صاحب الصلاحية، ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة.
- إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة.
- القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم حسب الأنظمة المتبعة.
- حفظ المعلومات اللازمة عن الموردين والمقاولين والاستشاريين للرجوع لها عند الحاجة.
- الإلمام بحركة الأسعار بالسوق والاحتفاظ بملفات منظمة "للكتالوجات"، وقوائم الأسعار التي تصدرها الشركات المنتجة مما يمكن من إصدار أحكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون، سواء كان ذلك بالنسبة للمشتريات المحلية أو الخارجية.
- تقويم أداء المتعاقد فيما يخص التزامه بأحكام لائحة تفضيل المحتوى المحلي.
- مسك الملفات والسجلات المتعلقة بإجراءات الشراء النظامية، كسجل العقود، وسجل مراقبة خطابات الضمان، وغيرها مما له علاقة بأعمال الشراء بالتنسيق مع إدارة الشؤون المالية.
- متابعة صلاحيات خطابات الضمان الخاصة بالمقاولين، وتجديدها عند الحاجة لذلك، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- متابعة العقود وأوامر التوريد، لضمان تنفيذ الأعمال حسب المدد المحددة بالتنسيق مع إدارة المدينة الجامعية والإدارة العامة للصيانة والخدمات وباقي الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- المشاركة في إعداد سياسات وإجراءات التصرف في الفائض والتالف والرجيع من المواد، وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها أو التخلص منها، بالتنسيق مع إدارة المستودعات ووحدة مراقبة المخزون.
- المشاركة في لجان البيع والتثمين بالمزاد العلني؛ للتخلص من الرجيع ووفق ما تقرره الجهة المختصة.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.