1. وحدة مراقبة المخزون:
تعنى بالحفاظ على المال العام بالرقابة على موجودات الجامعة، وقيدها وحفظ المستندات المؤيدة لذلك، والمراقبة على المستودع العام ومستودعات الفروع التابعة للجامعة، وضبط عملية الصرف من المستودع العام ومستودعات الفروع، وفقًا للمادة (24) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
الهيكل التنظيمي:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: ضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزنة.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بأعمال الرقابة والجرد على الأصناف المخزنة.
- مسك بطاقات مراقبة الصنف المناظرة بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات، ويتم القيد في تلك البطاقات من واقع المستندات المؤيدة.
- مسك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة، باعتبارها عهدةً للوحدات الإدارية والمواقع المرتبطة للجامعة.
- حفظ المستندات المؤيدة للقيود.
- تنفيذ كل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات المخصصة لذلك.
- إجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مراقبة الصنف، مع تلك الواردة في بطاقات الصنف.
- حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها، بموجب تقارير دورية ترسل للإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
- إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة، وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزنة.
- تزويد الجهات ذات العلاقات بالمعلومات اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف.
- فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.
- تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة بعد فحصها وقبولها.
- إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات، مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف؛ للتحقق من سلامة القيود.
- الحد من عدد الأصناف المتشابهة بمراجعة توصيف المواد بدليل الأصناف المخزنة، وتحديث الدليل بشكل مستمر.
- إعداد البيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استثمارات وتقارير لجان الجرد، أو تقارير الديوان العام للمحاسبة.
- دراسة تقارير الجرد واستخراج أرصدة المخزون، وتحديد قيمة لها في نهاية كل سنة مالية.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية، والأجهزة والمواد، ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة، وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
2. إدارة التخطيط المالي والميزانية
هي إحدى الإدارات الرئيسة بالجامعة، والتي تتولى تنفيذ ومتابعة تعليمات الميزانية المعتمدة؛ لتحقيق التوازن المالي في دعم ومساندة كافة قطاعات الجامعة.
الهيكل التنظيمي:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: القيام بالتخطيط المالي، وإعداد الميزانية باحترافية ومهنية؛ بهدف تحقيق الجامعة لأهدافها الإستراتيجية.
ويندرج تحت الهدف العام الأهداف الفرعية التالية:
- تخصيص الاعتمادات للمصروفات التشغيلية والرأسمالية.
- تحليل وتحسين السياسات المالية.
- دعم فرص كفاءة الإنفاق.
- الحفاظ على معدلات دين منخفضة.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالميزانية وتعليمات الصرف وتحقيق كفاءة الإنفاق.
- إعداد برنامج زمني لإعداد ميزانية الجامعة، بما يتوافق مع تعليمات وزارة المالية وتعميمه على الوحدات المعنية، وجمع البيانات اللازمة؛ لإعداد الميزانية حسب توجهات وأهداف الجامعة الإستراتيجية.
- تلقى مشروعات ميزانيات الوحدات التنظيمية داخل الجامعة وإبداء الملاحظات حولها.
- إعداد مشروع ميزانية الجامعة في شكله النهائي، وعرضه على رئيس الجامعة؛ لأخذ الموافقة وإدخاله في المنصة.
- مناقشة الميزانية مع القطاع المختص بإدارة الميزانية في وزارة المالية، والعمل على وضع المبررات والتجهيز الجيد للمناقشة.
- استلام الميزانية بعد اعتمادها وتوزيع اعتمادات الميزانية على إدارات الجامعة بعد اعتمادها، وإصدار القرارات اللازمة لها.
- إجراء الارتباط بالمبالغ المالية على منصة اعتماد، بالتنسيق مع إدارة الشؤون المالية.
- معالجة نقص البنود أولًا بأول، وتحديد البنود التي تتطلب دعمًا من وزارة المالية.
- إجراء المناقلات بين البنود حسب الاحتياج ووفقًا لتعليمات وزارة المالية.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية، والأجهزة، والمواد، ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
3. إدارة الشؤون المالية
تقوم إدارة الشؤون المالية بمسؤولياتها ضمن قطاعات الجامعة؛ لتنفيذ العمليات المالية وفق اللوائح والأنظمة، والتعاميم، والقرارات لصرف رواتب ومستحقات موظفي الجامعة من أعضاء هيئة التدريس، والإداريين، وبند الأجور والمتعاقدين، واستحقاقات المقاولين، وإعداد الحساب الختامي في نهاية السنة المالية، وإقفال العهد، وذلك حسب الاعتمادات المالية بميزانية الجامعة مستشعرة المسؤولية والعمل الدؤوب في إنجاز المعاملات وسرعة إيصال المستحقات إلى المستفيدين واستخدام أحدث التقنيات لتنفيذ العمليات المالية بالكفاءات والخبرات المدربة علميًا وعمليًا؛ ساعية إلى تحقيق رغبة وتوجيهات الإدارة العليا في العمل على الإنجاز والدقة والتعامل الأمثل.
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: تقديم جميع الخدمات المالية، والمحاسبية للجامعة وفقًا للأنظمة واللوائح الصادرة بهذا الشأن.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالشؤون المالية.
- تنفيذ جميع الأعمال المالية، والمحاسبة من ارتباطات وصرف ومستحقات، وتسديد السلف، ومسك الدفاتر، والسجلات حسب اللوائح والتعليمات المعمول بها.
- تدقيق جميع المصروفات من: بيانات الرواتب، ومستحقات المقاولين، وفواتير الشراء المباشر حسب التعليمات المالية المتبعة.
- استخراج أوامر الصرف من المنصة، والتنسيق مع المراقب المالي، وإدارة الميزانية لإجراء الارتباط على البنود.
- تنفيذ عمليات إجراءات الصرف وإدخالها عبر منصة صرف التابعة لوزارة المالية.
- تحويل المبالغ الموافق عليها من وزارة المالية، والمراقب المالي إلى حسابات المستحقين البنكية.
- إعداد الحسابات والتقارير المالية اللازمة: (كالحساب الشهري والحساب الختامي) التي تطلبها الجهات الحكومية المختصة.
- مسك الحسابات الخاصة بالموارد الذاتية حسب التعليمات المنظمة لها.
- توفير السيولة النقدية لحسابات الجامعة الجارية بالقدر المحدد، وفي حدود الاعتمادات المخصصة لكل بند في الميزانية، وانتظام طلب التغذية والقيام بأعمال الجرد الدوري للحسابات الجارية، وإعداد المحاضر الخاصة بذلك.
- القيام بإجراء القيود اليومية أولًا بأول للمبالغ التي وافقت الجهات المعنية على الارتباط بها.
- القيام بإجراءات عمل التسويات المالية، وإعداد القوائم المالية حسب المبادئ والقواعد المحاسبية.
- الرد على استفسارات وحدة التنسيق الرقابي الخاصة بملاحظات الديوان العام للمحاسبة، والأجهزة الحكومية ذات العلاقة فيما يخص المعاملات المالية والمحاسبية.
- إعداد الملاحظات حول النظم المالية والأساليب المحاسبية المناسبة، ومناقشتها مع الجهات المعنية.
- استكمال إجراءات فتح حسابات الاعتمادات المستندية عند الحاجة لها.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية، والأجهزة، والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
4. إدارة المشتريات
تقوم إدارة المشتريات بالجامعة بتقديم جميع الخدمات المتعلقة، بتوفير احتياجات وحدات الجامعة ممثلة في جميع منسوبيها؛ لتحقيق أقصى استفادة من الموارد المادية المتاحة؛ لتأمين الاحتياجات حسب الأولويات، وبما يصب في مصلحة الجامعة، وما يتوافق مع الأنظمة واللوائح.
الهيكل التنظيمي:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة الشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: تأمين احتياجات الجامعة من المواد، والمعدات، والأجهزة، والخدمات، بالكمية والجودة والوقت والسعر المناسب.
المهام:
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالمشتريات والمنافسات الحكومية.
- المشاركة مع الإدارة الطالبة في تحديد المواصفات والشروط للمواد، والأعمال، التي يراد تأمينها أو تنفيذها، ولها أن تستعين بذوي الخبرة في هذا المجال.
- القيام بجميع المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد، والمعدات، والأجهزة اللازمة، وإيجار الدور، وعقود الصيانة، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة ووفقًا للنظام والإجراءات المعتمدة.
- القيام بالإعلان عن المنافسات في منصة اعتماد، وفي الصحف حسب تعليمات نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، ولائحته التنفيذية وتعليمات وزارة المالية بهذا الشأن.
- استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهات ذات العلاقة.
- القيام بجميع المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإعاشة، والنقل والإنشاءات، طبقًا للنظام والإجراءات المعتمدة.
- القيام بإجراءات طلب الدعوات للمنافسات المحدودة.
- الرد على استفسارات المقاولين والموردين والإجابة عن استفساراتهم قبل فتح المظاريف.
- التواصل مع الموردين والمقاولين والبنوك إن تطلب الأمر ذلك.
- الاشتراك في أعمال اللجان المختلفة، كلجنة فتح المظاريف، ولجنة فحص العروض، ولجان التحليل والشراء المباشر، وتحديد الاحتياجات حسب التعليمات بهذا الشأن.
- استكمال إجراءات التعاقد بعد البت من صاحب الصلاحية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- تحرير العقود بالاشتراك مع إدارة الشؤون القانونية وتوقيعها من صاحب الصلاحية، ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة.
- إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة.
- القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم حسب الأنظمة المتبعة.
- حفظ المعلومات اللازمة عن الموردين والمقاولين والاستشاريين للرجوع لها عند الحاجة.
- الإلمام بحركة الأسعار بالسوق والاحتفاظ بملفات منظمة "للكتالوجات"، وقوائم الأسعار التي تصدرها الشركات المنتجة مما يمكن من إصدار أحكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون، سواء كان ذلك بالنسبة للمشتريات المحلية أو الخارجية.
- تقويم أداء المتعاقد فيما يخص التزامه بأحكام لائحة تفضيل المحتوى المحلي.
- مسك الملفات والسجلات المتعلقة بإجراءات الشراء النظامية، كسجل العقود، وسجل مراقبة خطابات الضمان، وغيرها مما له علاقة بأعمال الشراء بالتنسيق مع إدارة الشؤون المالية.
- متابعة صلاحيات خطابات الضمان الخاصة بالمقاولين، وتجديدها عند الحاجة لذلك، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- متابعة العقود وأوامر التوريد، لضمان تنفيذ الأعمال حسب المدد المحددة بالتنسيق مع إدارة المدينة الجامعية والإدارة العامة للصيانة والخدمات وباقي الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- المشاركة في إعداد سياسات وإجراءات التصرف في الفائض والتالف والرجيع من المواد، وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها أو التخلص منها، بالتنسيق مع إدارة المستودعات ووحدة مراقبة المخزون.
- المشاركة في لجان البيع والتثمين بالمزاد العلني؛ للتخلص من الرجيع ووفق ما تقرره الجهة المختصة.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
5. إدارة المستودعات
الهيكل التنظيمي:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة الشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: توفير المواد اللازمة في الوقت وبالكمية المطلوبة، بما يكفل إنجاز الوحدات التنظيمية لأعمالها دون تأخير.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بـقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
- استلام المواد مبدئيًا من الموردين، والتأكد من مطابقة الكميات مع أوامر التوريد.
- المشاركة في أعمال فحص المواد؛ للتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات.
- تخزين المواد المختلفة في المستودعات على أسس علمية سليمة، من حيث التصنيف والترميز واختيار الموقع المناسب للتخزين حسب طبيعة المادة.
- المحافظة على المخزون وحمايته من التلف والضياع.
- صرف طلبات الوحدات المختلفة من الأصناف المخزنة، وفقًا لأوامر الصرف المعتمدة حسب الأنظمة المتبعة.
- قبول الرجيع – بعد فحصه - والمحافظة عليه إلى حين التصرف فيه طبقًا للقواعد المتبعة.
- تنفيذ الجرد الدوري ومطابقة بطاقة الصرف مع الكميات الفعلية، وإجراء التسويات اللازمة حسب الأنظمة المتبعة.
- إعداد كشوفات دورية عن حركة المخزون في المستودعات متضمنة: الراكد والمكدس من الأصناف، واقتراح توصيات التصرف بها، وتقديمها إلى مدير عام الشؤون الإدارية والمالية.
- تنظيم وحفظ الملفات والمستندات المؤيدة والمذكرات والمحاضر والبطاقات اللازمة لعمل المستودعات حسب الأصول المعمول بها.
- تقديم التسهيلات اللازمة للجان الجرد المفاجئة، والسنوية، وفرق المراجعة الداخلية، ووحدة مراقبة المخزون.
- التأكد من توفر وعمل جميع وسائل الأمن والسلامة داخل المستودع والتنسيق مع إدارة الأمن والسلامة بهذا الشأن.
- تقديم المقترحات المناسبة لتطوير عمل المستودعات، بما يكفل حماية المخزون وتبسيط إجراءات الصرف والتخزين فيها.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
6. إدارة النقل والحركة
إن إدارة النقل والحركة بجامعة الحدود الشمالية هي إحدى الإدارات الأساس بالجامعة لكونها تقدم الخدمات للجميع، بما في ذلك المشاركة في خدمة المجتمع التي تقام خارج الجامعة، حيث إن لها دورًا فعالًا في ذلك، حيث يتمثل في مشاركتها بتأمين وسائط النقل وما يترتب على ذلك، وبالتالي هي شريك دائم في كل فعالية سواء داخل الجامعة، أو خارجها، وهي التي تخدم أعضاء وعضوات هيئة التدريس فيما يخص النقل والترحيل، بواسطة ما لديها من وسائل نقل مختلفة من حافلات وسيارات صغيرة. كما لدى إدارة الحركة والنقل أسطولًا من السيارات الصغيرة، والحافلات الكبيرة، والمتوسطة، والصغيرة، تقدم من خلال هذا الأسطول خدمات النقل والترحيل؛ لجميع الطلاب، والطالبات، والموظفين، والموظفات، وأعضاء وعضوات هيئة التدريس داخل الجامعة، وداخل منطقة الحدود الشمالية، إضافةً إلى الرحلات العلمية والعملية والزيارات الطلابية داخل المملكة، واستقبال وترحيل ضيوف الجامعة الزائرين من المطار.
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: توفير خدمات النقل والحركة لجميع الوحدات التنظيمية في الجامعة وكلياتها حسب اللوائح والتعليمات.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الضوابط والتعليمات المنظمة المتعلقة بتنظيم استخدام المركبات الحكومية وصيانتها.
- إدارة حركة وتوزيع وسائل النقل المختلفة المرتبطة للجامعة.
- تحديد برامج الصيانة الدورية لوسائل النقل ومتابعة تنفيذها.
- متابعة عمليات الفحص الدوري لوسائل النقل وإصلاح الأعطال.
- متابعة عقود النقل مع المتعهدين.
- التأكد من حسن استخدام السائقين لوسائل النقل.
- تأمين احتياجات وسائل النقل من المحروقات والزيوت والمواد الاستهلاكية الأخرى.
- التأمين على وسائل النقل ومتابعة إنهاء إجراءات الحوادث.
- استكمال إجراءات رخص السير لوسائل النقل وتجديدها.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة، وإنجازاتها، ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
7. إدارة الاتصالات الإدارية
إن الاتصالات الإدارية هي قلب الجامعة النابض وشريانه الحيوي في التواصل الرسمي بين قطاعات الجامعة المختلفة، وقد أصبحت إدارة الاتصالات الإدارية من الإدارات المهمة والفاعلة في دعم مسيرة الجامعة، وذلك لما لها من أهمية حيوية، وتتطلع الإدارة إلى خدمة الجامعة ومنسوبيها في توصيل جميع المواد البريدية الرسمية سواء بالبريد العادي أو البريد السريع، وتولي جل اهتمامها في ضمان وصول هذه المواد البريدية بكل سرعة إلى جهاتها.
الهيكل التنظيمي:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام: تنظيم عملية استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من/وإلى الجامعة ونقل وتوزيع المراسلات داخلها.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بــاستلام المراسلات وتداولها.
- الإسهام في تحديد التنظيمات الفنية والقواعد والإجراءات المنظمة لأعمال الاتصالات الإدارية في الجامعة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة للجامعة، واستلامها وإكمال إجراءات تسجيلها، وإحالتها إلى الوحدات التنظيمية المختصة في الجامعة مع مراعاة عدم فتح المظاريف السرية منها والخاصة.
- استلام جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة، وتسجيلها، وإرسالها، أو تسليمها لجهاتها.
- تسجيل التعاميم الواردة والصادرة وتوزيعها حسب التوجيهات.
- الإجابة عن استفسارات المستفيدين وتوجيههم، فيما يتعلق بالمراسلات الصادرة والواردة، وما تم بشأنها، وتزويد المسؤولين بصورة من أي معاملة عند طلبها.
- نقل وتوزيع المراسلات داخل الجامعة.
- اقتراح الأنظمة والأجهزة الملائمة؛ لمتطلبات تداول الاتصالات الإدارية في الجامعة، وتشغيلها وصيانتها بالتنسيق مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات.
- متابعة جميع المعاملات الواردة إلى الجامعة التي تتطلب تعقيبًا أو ردًا.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية، والأجهزة، والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.